7 dicas práticas de redução de custos que você não pode perder

Uma das maiores preocupações das empresas atualmente é a redução de custos. Nesse sentido, torna-se fundamental buscar formas de atingir esse objetivo sem diminuir a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos aos clientes.

Porém, é preciso fazê-lo com praticidade e um bom planejamento, sem mudar totalmente a rotina e os procedimentos da empresa, pois isso pode trazer algumas consequências negativas.

Neste texto, daremos 7 dicas para ajudar você a reduzir custos na empresa de forma prática. Confira!

1. Tenha um software de gestão

Uma boa maneira de reduzir custos na empresa é contar com um software de gestão para organizar e gerar relatórios de todas áreas, principalmente na contabilidade. Não adianta adotar várias estratégias se os resultados não puderem ser medidos.

É preciso que o software possa alinhar os procedimentos da companhia, assim como os objetivos, as metas e os resultados que devem ser alcançados. A partir disso, será possível verificar se as medidas tomadas para reduzir custos foram realmente eficazes.

Vale ressaltar que essa prática torna-se pertinente na medida em que fazer tudo isso manualmente demanda tempo e dinheiro, além de diminuir a produtividade da empresa, tendo em vista que empregados têm que se dedicar exclusivamente às atividades relacionadas.

2. Implemente a utilização de ferramentas estratégicas

Utilizar ferramentas estratégicas significa adotar procedimentos e softwares que automatizam alguns setores e tarefas, organizando o ambiente de trabalho e tornando a rotina da empresa mais eficiente e prática.

Envio de e-mails, elaboração de planilhas, gestão da contabilidade e parte financeira, gestão e análise de dados são alguns exemplos de áreas que as ferramentas podem melhorar e facilitar a vida na empresa.

Algumas podem ser encontradas de forma on-line, como o Google Drive, que permite criar documentos e armazená-los de forma eletrônica para que todos os responsáveis tenham acesso.

Para implementar essas ferramentas, a empresa deverá analisar as necessidades e o que pode ser melhorado, tornando a rotina mais prática e reduzindo custos com materiais, organização e mão de obra.

3. Envolva toda a equipe na redução de custos

Para facilitar e agilizar a redução de custos, é crucial envolver a equipe nessa tarefa. É preciso que todos entendam a situação e esforcem-se mutuamente para diminuir gastos e alavancar o crescimento empresarial.

Cada empregado conhece o seu setor e saberá com propriedade como seria possível reduzir custos e dar praticidade e produtividade para aquela área. Portanto, ouvir ideias e estratégias é essencial nessa hora.

Para fazer isso de maneira eficiente, é possível propor reuniões com os chefes de setores e empregados, oferecer treinamentos e palestras sobre esse assunto, entre outros. Também pode-se investir na capacitação da equipe, principalmente em relação à redução de gastos e à adequação de procedimentos mais práticos.

4. Analise pequenos custos

A rotina empresarial está relacionada a pequenos custos. Toda utilização de materiais e de tempo envolve gastos, mas é possível diminuir essas despesas com melhores práticas e maior conscientização de colaboradores e gestores.

Analise alguns gastos que parecem comuns e tente encontrar formas e evitá-los ou, pelo menos, reduzi-los. Por exemplo: se há um uso excessivo de copos de plástico, adote uma política de que cada funcionário deve utilizar canecas de vidro ou acrílico.

Também é possível trocar a iluminação por lâmpadas de LED, que resultam na diminuição da conta de energia no final do mês. Você pode ainda controlar o número de impressões desnecessárias e utilizar papel reciclado, que costuma ser mais barato que os comuns.

Enfim, é importante adotar práticas mais sustentáveis e adquirir produtos mais em conta para que haja uma redução de custos — apesar de parecer pequena no começo, com certeza, ela será significativa para os gastos empresariais.

5. Faça uma auditoria nas despesas

Como dito, em uma empresa, existem muitas despesas que fazem parte dos procedimentos adotados para a prestação dos serviços ou venda dos produtos. Enquanto algumas são indispensáveis, existem aquelas que trazem facilidades, mas não são obrigatórias.

É preciso fazer uma auditoria completa nessas despesas para saber o real custo-benefício de cada uma e o que pode ser cortado para reduzir custos sem prejudicar a produtividade e a qualidade do que o negócio oferece.

Comece pelas contas mensais: telefone, internet, TV a cabo, eletricidade e outros custos administrativos. Veja o que pode ser cortado ou diminuído, sem que isso interfira de forma negativa na rotina da empresa.

Observe também as taxas que estão sendo pagas, como quando há a utilização de cartão de crédito. Apesar de não ser indicado que essa forma de pagamento seja abolida, você pode tentar dar descontos para quem paga à vista, por exemplo.

6. Renegocie com fornecedores

Um dos maiores custos empresariais pode ser o pagamento de fornecedores. É imprescindível que a empresa tenha um bom relacionamento com eles e uma parceria com fidelidade, para que não falte os produtos que são necessários para os procedimentos do negócio.

Porém, se essa despesa está muito alta, é possível tentar renegociar as dívidas. Pergunte se é possível adotar outras formas de pagamento e se há a possibilidade de um parcelamento maior. Isso é importante para diluir os gastos e investir na empresa.

Também é relevante analisar se as compras realizadas e os serviços contratados são as melhores opções do mercado, em termos de valores e qualidade. Ser fiel a um fornecedor traz benefícios, mas se ele está cobrando um preço muito alto ou o prazo de entrega não é o ideal, talvez seja melhor buscar outras opções.

Crie uma rotina para a análise desses fornecedores, a fim de saber se o custo-benefício está adequado e se não há alternativas melhores no mercado. Isso ajuda na redução de custos e pode trazer ótimas parcerias.

7. Contrate uma consultoria jurídica

Uma ótima forma de reduzir custos na empresa é fazendo a contratação de uma consultoria jurídica especializada. Esse serviço traz várias vantagens e pode diminuir consideravelmente os gastos do negócio, principalmente na área tributária e trabalhista.

A consultoria jurídica garantirá que a empresa pague somente o que a lei determina, sem gastos adicionais. Além disso, é possível encontrar várias formas de diminuir as despesas com taxas, tributos e mesmo verbas trabalhistas, tudo isso sem infringir a legislação.

Conhecendo essas formas de redução de custos, fica mais fácil fazer um planejamento estratégico com esse objetivo. Lembre-se de sempre analisar o que já foi feito e se as metas foram atingidas, para determinar se é interessante continuar com essas ações.

Com informações de Galvão & Silva Advocacia.