Entenda como funciona a implementação do programa de integridade nas empresas que contratarem com o Distrito Federal

No âmbito institucional e corporativo, compliance é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição ou empresa, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.

Os princípios e valores de ética corporativa, estabelecidos pela Lei da Empresa Limpa, possuem grande influência na contratação de demandas envolvendo a administração pública. Entre elas estão os Programas de Integridade e a adoção de procedimentos e mecanismos para prevenção, detecção e combate a violações das normas brasileiras.

Dessa forma, uma empresa que deseja se consolidar no mercado no longo prazo deve alinhar sua função de compliance aos objetivos estratégicos, missão e visão da companhia. Em virtude disso, nos últimos anos, o compliance tem ganhado mais espaço nas empresas, principalmente, aquelas que possuem relações com a administração pública, que passaram a exigir a implantação do Programa de Integridade, a exemplo do Distrito Federal (Lei Nº 6.112/2018) e Rio de Janeiro (Lei Nº 7.753/2017).

Em resumo, o programa de integridade corporativa pode trazer para a empresa:

– Ganho de credibilidade por parte de clientes, investidores, fornecedores, etc.;

– Importante ferramenta para as empresas que buscam mercados externos;

–  Aumento da eficiência e da qualidade dos produtos fabricados ou serviços prestados;

–  Melhora nos níveis de governança corporativa;

–  Oferece prevenção (muitas empresas só pensam em compliance quando já foram punidas por algum “desvio”, postura custosa ao caixa da organização).

 

Com o surgimento dos casos de corrupção por lavagem de dinheiro “caixa dois” e desvios éticos envolvendo particulares, empresas privadas, agentes políticos de renome e a administração pública municipal, estadual ou federal foi publicada a Lei Federal Nº 12. 846, de 1º de agosto de 2013, a chamada “lei anticorrupção”, que serviu de parâmetro para alguns estados criarem suas próprias leis de combate à corrupção.

Essa lei estabelece que “serão levados em consideração na aplicação das sanções: a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica”.

No Distrito Federal foi publicada a Lei nº 6.112, dia 6 de fevereiro de 2018, que obriga as empresas que contratarem com a Administração Pública do Distrito Federal, em todas as esferas de poder, manterem na sua estrutura corporativa o Programa de Integridade, conhecido como “Compliance”.

 

Quais objetivos?

De acordo com esta lei, o objetivo da implementação do compliance no âmbito das empresas é “proteger a Administração Pública distrital dos atos lesivos que resultem em prejuízos financeiros causados por irregularidades, desvios de ética e de conduta e fraudes contratuais.

Igualmente, tem a intenção de garantir a execução dos contratos em conformidade com a lei e com os regulamentos pertinentes a cada atividade contratada; reduzir os riscos inerentes aos contratos, provendo maior segurança e transparência em sua consecução; e obter melhores desempenhos e garantir a qualidade nas relações contratuais”.

Qual a data inicial para implementação do Compliance ?

A implantação do Programa de Integridade no âmbito da pessoa jurídica, que contratarem ou celebrem contrato, consórcio, convênio, concessão ou parceria público-privada com a Administração Pública do Distrito Federal, em todas as esferas de Poder, passa a ser obrigatória a partir de 1º de junho de 2019.

A lei 6.112 aplica a contratos, convênios ou instrumentos congêneres firmados antes da publicação desta lei?

A obrigatoriedade de implementação do Programa de Integridade em todas as empresas que contratarem ou celebrem contrato, consórcio, convênio, concessão ou parceria público-privada com a Administração Pública do Distrito Federal, em todas as esferas de Poder.

Assim, os termos “que contratarem” ou “que celebrem” indicam a obrigatoriedade de compliance para aquelas pessoas jurídicas que venham a contratar a prestação de algum serviço público ou celebrar convênio para execução de política pública. Mas, não impossibilita que seja exigido o programa de integridade de empresas, cujos instrumentos de contrato ou convênio venha sofrer aditivos de prazo de vigência.

Quem deve implementar o programa?

Todas as empresas sob a forma de sociedades empresárias e às sociedades simples, personificadas ou não; fundações, associações civis; sociedades estrangeiras, que venham firmar contrato, consórcio, convênio, concessão ou parceria público-privada ou outro instrumento congênere com o Distrito Federal, cujo valor de repasse de recursos financeiros seja estimado entre R$ 80.000,00 e R$ 650.000,00.

Além disso, as empresas que tenham contratos cuja vigência é maior que 12 meses, e os contratos celebrados com ou sem dispensa de processo licitatório estão sujeitas a obrigatoriedade de implementação do Programa de Integridade.

Existem consequências da não implementação do programa?

Pelo descumprimento da exigência prevista nesta Lei, a Administração Pública do Distrito Federal, em cada esfera de Poder, aplica à empresa contratada multa de 0,1%, por dia, incidente sobre o valor atualizado do contrato.

Além da sanção de multa, o não cumprimento da obrigação implica inscrição da multa em dívida ativa da pessoa jurídica sancionadora e justa causa para rescisão contratual, com incidência cumulativa de cláusula penal e impossibilidade de contratação da empresa com a Administração Pública do Distrito Federal, de qualquer esfera de Poder, pelo período de 2 anos ou até a efetiva comprovação de implantação e aplicação do Programa de Integridade.

Comprovação do Programa

A implantação do compliance no âmbito corporativo não se encerra na elaboração propriamente dita do documento de apresentação do programa, a lei exige efetividade, ou seja, estruturado, aplicado e atualizado de acordo com as características e os riscos atuais das atividades de cada pessoa jurídica. Portanto, o Programa de Integridade que seja meramente formal e que se mostre absolutamente ineficaz para mitigar o risco de ocorrência de atos lesivos previstos na Lei federal nº 12.846, de 2013, não é considerado para fins de cumprimento desta Lei.

Em razão disso, o Programa de Integridade é avaliado, quanto a sua existência e aplicação, de acordo com parâmetros definidos na própria lei, como, por exemplo: porte e as especificidades da pessoa jurídica; comprometimento da alta direção da pessoa jurídica; disseminação da cultura de conduta, código de ética, políticas e procedimentos de integridade, aplicáveis a todos os empregados e administradores, estendidos a fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados; treinamentos periódicos sobre o Programa de Integridade.

Para que o Programa de Integridade seja avaliado, a pessoa jurídica deve apresentar relatório de perfil e relatório de conformidade do Programa. A empresa pode instruir estes documentos com documentos oficiais, memorandos, atas de reunião, relatórios, manuais, imagens capturadas da tela de computador, gravações audiovisuais e sonoras, fotografias, ordens de compra, notas fiscais, registros contábeis ou outros documentos, preferencialmente em meio digital.

O programa de integridade da empresa deve ser robusto e evidente. Quanto melhor documentadas suas diretrizes e políticas de compliance, melhor será a avaliação.

 

De quem é a Competência para Aprovar e Fiscalizar o Programa de Integridade?

Cabe a autoridade pública, no Distrito Federal, atestar a existência e aplicação do Programa de Integridade, e ao gestor do contrato cabe fiscalizar a implantação do Programa de Integridade.

O que é Programa de Integridade “Compliance”?

O Programa de Integridade ou Compliance consiste, no âmbito de uma pessoa jurídica, no conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria, controle e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com o objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a Administração Pública do Distrito Federal.

O Programa de Integridade é implementado levando-se em consideração a atividade empresarial da pessoa jurídica. É o raio x da corporação em relação a estrutura organizacional.

Portanto, a efetividade do Programa de Integridade está condicionada a verificação concomitante da elaboração, execução e manutenção do compliance, por área ou setor definido em due diligence.

Recomenda-se a realização da due diligence de integridade na proteção da empresa, uma das ferramentas que integra a etapa preparatória à análise ou gestão de grau de risco de integridade da atividade empresarial, que tem por finalidade extrair informações relacionadas ao histórico de reputação da empresa e suas próprias práticas de combate à corrupção.

Visa também a due diligence indicar em quais áreas as medidas de integridade deverão recar, se compliance ambiental, trabalhista, administração pública ou criminal, consumidor.

A implementação do programa de integridade corporativa somente poderá ser definida de acordo com o resultado da análise da atividade da pessoa jurídica.

A título de orientação didática, pois não se trata de um padrão para todos os programas, podemos descrever estas seguintes fases:

Fase 1: Análise de Risco e Confecção de Relatório com Diretrizes para Implementação do Programa de Integridade “Compliance”;

Fase 2: Elaboração de Código de Ética e Conduta, dentre outros documentos técnicos informativos;

Fase 3: Treinamento sobre o programa;

Fase 4: Atualização e Acompanhamento da Aplicação do programa pela AVS Importação e Exportação.

Assim, a lei distrital obriga as empresas a manterem, na sua estrutura organizacional o programa de compliance com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados no âmbito da pessoa jurídica.

Com informações da Galvão & Silva Advocacia